Cum să alegeți un asistent virtual?


colaborator-afaceri

„Am lucrat cu un asistenta peste 15 ani. Venea la biroul meu de acasă și m-a ajutat cu partea administrativă a afacerii mele. Când m-am mutat departe de acea zonă, în urmă cu 18 luni, am pierdut serviciile acesteia.

Am avut două opțiuni: să caut o altă asistentă administrativă, mai aproape de noul meu birou de acasa, sau să caut o asistentă virtuală”, scrie Karyn Greenstreet pe blogul său.

Avantajele colaborării cu un asistent online

Din cele două experiențe de lucru – cea cu un asistent în biroul de acasă și cea cu un asistent virtual -, Karyn Greenstreet împărtășește avantajele aduse activității sale în colaborarea cu asistentul online. Echipamentele de birou, spațiul suplimentar alocat pentru lucru, computerul nu mai sunt în sarcina acesteia. Asistentul virtual dispune de toate echipamentele. Plata doar pentru orele dedicate sarcinilor delegate, competențele specifice ale acestui colaborator, scutirea de taxe specifice pentru un angajat – acesta fiind la rândul său un liber profesionist și deci un contractor independent – sunt principalele beneficii pe care le-a remarcat în colaborarea cu asistentul online.

Unele dezavantaje

Nu toate asistentele virtuale au competențe egale și nimeni nu dorește să plătească pe cineva care să învețe la locul de muncă, a fost primul punct menționat de Karyn Greenstreet. Este important să stabiliți de la început dacă abilitățile persoanei selectate pentru colaborare se potrivesc cu nevoile dumneavoastră. Nivelul de pregătire al acestora diferă: unele au abilități tehnice excelente, în timp ce altele au  abilități  perfecte pentru serviciile cu clienții ; unele lucrează part-time și sunt disponibile doar pentru anumite ore pe săptămână.”Am auzit prea multe povești de groază despre asistenți virtuali care au făcut lucruri fără să ceară permisiunea; de la modificarea textului site-ului, până la schimbarea titlurilor stabilite. Asigurați-vă că sunt clare limitele comunicate asistentului dv. asupra a ceea ce acesta poate face fără permisiunea dv.”

Când angajăm un asistent virtual?

Întrebarea este: când este momentul potrivit pentru a angaja un asistent virtual? Îndrumările din articolul lui Karyn aduc mai multe răspunsuri. O privire atentă pe lista activităților dv. v-ar găsi exact sarcinile care ar trebui delegate. Timpul eliberat îl veți putea folosi pentru a crea mai multe venituri pentru afacerea dv. „Eu pot face acest lucru mult mai repede și mai bine, nu voi delega această sarcină.” Acest mod de a gândi v-ar prinde în capcana timpului, iar sarcinile foarte importante pentru business ar rămâne de rezolvat mai încet sau deloc.

Cum alegeți o asistenta virtuala?

Karyn Greenstreet a intervievat mai multe persoane care desfășoară activități independente cu privire la modul în care acestea au ales asistentul personal. Concluziile interviului au fost că primul lucru pe care l-au luat în considerare a fost personalitatea asistentului. Dacă doriți pe cineva care este prietenos, entuziast și orientat către detalii, acesta ar trebui să fie și un bun ascultător.

Profesionalism

Dacă asistentul personal răspunde la mesajele ei vocale și e-mailuri în timp util, dacă răspunde la telefon în mod profesional, dacă vă promite că vă trimite rapid ceva și aceasta se întâmplă, dacă vă tratează cu respect; dacă aceasta vă tratează bine în conversațiile inițiale, atunci este foarte probabil că așa va trata și clienții dv. sau sarcinile care îi sunt delegate.

Management de proiect

Dacă doriți să delegați asistentului dv. un număr foarte mare de sarcini, trebuie să știți că aceasta trebuie să aibă bune abilități de management de proiect. Trebuie să știe să coordoneze toate aceste sarcini, să înțeleagă prioritățile și termenele limită.

Set de aptitudini

Există multe, multe sarcini, pe care le puteți delega asistentului dumneavoastră. Încă de la început trebuie să stabiliți dacă are abilitățile necesare pentru a realiza toate acele sarcini.

  1. Abilități pentru tehnologie. Cei mai multi oameni care desfășoară activități independente se bazează pe tehnologie pentru a ajuta la desfășurarea afacerii lor. Este important ca noua dumneavoastră asistentă să aibă abilități tehnice excelente.
  2. Imagine. Aruncati o privire la site-ul deținut de asistentul dv. Sunt toate cuvintele ortografiate corect? Este gramatica acceptabilă? Are un aspect consistent și îngrijit? Un asistent virtual care nu acordă atenție site-ului propriu, probabil, nu va acorda o atenție mărită nici colaborării cu dumneavoastră.
  3. Disponibilitate. Stabiliți de la început programul de lucru: full-time sau part-time, seara sau în weekend.
  4. Experiență. Este important pentru a determina de cât timp desfășoară acest tip de muncă. Există întotdeauna situația în care asistentul virtual trebuie să învețe unele sarcini special pentru afacerea dv., fiind specifice activității respective, dar nu trebuie să plătiți pentru ca acesta să dobândească noi competențe. Cu excepția cazului în care sunt unice pentru dv. și afacere.

Cât de mult ar trebui să plătesc pentru un asistent virtual?

Asistenții virtuali au o gamă largă de structuri de taxe. Taxe pe oră, taxe de lucru pentru un plan de reținere lunar (un anumit număr de ore garantate pe lună) sau taxe pe proiecte. Intervalele de plată variază foarte mult și sunt în funcție de experiență și calificare. Domeniul acesta de activitate oferă ceea ce plătiți. Dacă aveți nevoie de un asistent cu înaltă calificare, veți plăti mai mult și veți obține calitate înaltă. De asemenea, puteți colabora cu mai mulți asistenți virtuali cu competențe specifice. Spre exemplu, unul dintre ei se va concentra pe contabilitate, în timp ce celălalt va pune în aplicare campanii de marketing.

Concluzie

Găsirea unui asistent virtual potrivit pentru dv. este o sarcină importantă. Indiferent de alegerea făcută: un asistent care să facă toate sarcinile dv. sau mai mulți asistenți cu calificari diferite, semnați un contract cu aceștia. Veți stabili: cât veți plăti, câte ore pe săptămână sau lună vor fi alocate pentru a îndeplini sarcinile și un acord de confidențialitate. „Apoi, începeți delegarea acestor sarcini!”, a concluzionat Karyn Greenstreet.